Wie sende ich Einladungen automatisiert an meine Kund*innen?

Der automatische Einladungsversand wird durch Events ausgelöst und der genaue Versandzeitpunkt über Einladungsregeln gesteuert. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie den automatisierten Versand Ihrer Bewertungseinladungen einrichten.

Gemäß DSGVO muss für den automatisierten oder manuellen Versand von Einladungen eine entsprechende Einwilligung der Empfängerin oder des Empfängers eingeholt werden. Genaue Informationen hierzu finden Sie unter Einwilligungen für Bewertungseinladungen und Rechtssicher Bewertungsmails verschicken.

Was ist der Vorteil des automatischen Einladungsversands?

Automatisch versendete Einladungen haben einen zentralen Vorteil gegenüber manuell versendeten Einladungen: Sie brauchen nur einmal eine Einladungsregel einzurichten und diese steuert künftig den Versand Ihrer Bewertungseinladungen.

Beim Erstellen einer Einladungsregel definieren Sie eine Sendeverzögerung - das ist der Zeitraum, der zwischen dem Event und dem Versand der Einladung verstreichen soll. Der Sinn dahinter: Manchmal ist eine Bewertungseinladung direkt nach dem Kauf sinnvoll, hingegen lohnt es sich in anderen Fällen, einige Wochen damit zu warten, um den Käuferinnen und Käufern ausreichend Zeit für eine fundierte Meinung zum Service oder Produkt zu geben.

Lesen Sie, wie Sie Ihre Conversion für Bewertungen optimieren:
Wie kann ich Bewertungen effektiv sammeln?

Wie versende ich Einladungen automatisiert?

Der automatisierte Versand von Einladungen wird immer durch ein Event ausgelöst. Hier einige Beispiele für Events:

  • Event Checkout: Ein/e Kund*in bestellt etwas in über einen Ihrer Kanäle, durchläuft also erfolgreich den Checkout-Prozess.
  • Event Delivery (bald verfügbar): Die von dem/der Kund*in bestellte Ware ist angekommen.
  • Event Return (bald verfügbar): Ein/e Kund*in schickt die erhaltene Ware wieder zurück.

Ihre Events finden Sie im Menü links unter "Automatisierung" in dem Reiter "Events" (oben).

Wenn Sie alle Events deaktivieren, stoppen Sie den automatischen Einladungsversand.

Wie richte ich automatische Einladungen ein?

Automatisierte Einladungen werden auf Basis von Einladungsregeln versendet.

Um Einladungsregeln einzurichten, sind 2 Schritte notwendig. Einmal das Erstellen der Einladungsregeln und anschließend das Aktivieren der gewünschten Regeln. Dadurch können Sie mehrere Regeln einrichten und mit einem Klick zwischen ihnen wechseln.

Schritt 1: Eine Einladungsregel erstellen

Einladungsregeln können Sie unter dem Menüpunkt Automatisierung einrichten:

Automation_01_DE.png

  1. Klicken Sie im Menü links auf "Automatisierung".
  2. Klicken Sie auf den Reiter oben "Einladungsregeln".
  3. Klicken Sie rechts auf den blauen Button "Neue Regel hinzufügen". Dadurch öffnet sich ein Pop-Up Fenster.

Das Pop-Up zeigt alle Einstellungsmöglichkeiten:

Automation_02_DE.png

  1. Regelname: Ihr gewünschter Name für die Regel.
  2. Event: Das Event, der den Einladungsversand auslösen soll. Aktuell ist hier nur Checkout auswählbar.
  3. Event: Hier wird das Event erneut angezeigt. Wenn das Event gerade aktiviert ist, wird es hier grün angezeigt. Wenn das Event gerade deaktiviert ist, wird es hier rot angezeigt.
  4. Tage nach dem Event (Sendeverzögerung): Die Anzahl der Tage, die zwischen dem Event und dem Versand der Einladung verstreichen soll.
  5. Geplante Uhrzeit: Die gewünschte Uhrzeit, zu der Sie die Einladung nach Ablauf der Sendeverzögerung versenden wollen.
  6. E-Mail-Vorlage: Die E-Mail-Vorlage, die Sie für die Einladung nutzen wollen. Aktuell ist hier nur die Standard-Vorlage auswählbar.
  7. Fragebogen-Vorlage: Die Fragebogen-Vorlage, die Sie für die Einladung nutzen wollen. Sie können zwischen der Standard- und der Extended-Variante mit Zusatzfragen wählen.

Klicken Sie auf den "Speichern"-Button, nachdem Sie alles wie gewünscht eingestellt haben. Ihre neue Regel taucht anschließend in der Liste auf.

Wenn Sie wissen möchten, wie die verschiedenen Fragebögen aussehen, finden Sie in diesem Artikel eine detaillierte Übersicht:
Was bieten die optimierten Fragebogen-Vorlagen?

Schritt 2: Die erstellte Einladungsregel aktivieren

Nachdem Sie eine oder mehrere Regeln erstellt haben, müssen Sie sie noch aktivieren.

Automation_03_DE.png

  1. Klicken Sie im Menü links auf "Einladungen".
  2. Klicken Sie auf den Reiter oben "Einladungsregeln".
  3. Klicken Sie rechts unter "Aktiv für Kanal" auf den Aktivierungsschalter (Aktivierungsschalter inaktiv). Dadurch färbt sich der Schalter grün (Aktivierungsschalter aktiv). Die Regel ist jetzt für den gerade ausgewählten Kanal aktiviert.

Nur eine Regel kann aktiv sein! Aktivieren Sie eine Regel, wird die Regel, die bis dahin aktiviert war, automatisch deaktiviert. Jede Regel kann auf all Ihre Kanäle angewendet werden, es können aber unterschiedliche Regeln in unterschiedlichen Kanälen aktiv sein.

Sobald eine Regel aktiv ist, werden basierend auf den eingestellten Regeln automatisch Einladungen zur Bewertung an Ihre Kund*innen versandt. Als Auslöser dient das eingestellte Event. Diese Regeln gelten auch, wenn Sie unseren Reputation Manager nutzen und Einladungen zur Bewertung auf anderen Plattformen wie Trustpilot versenden, um Ihren digitalen Ruf auch dort zu optimieren.

Tipp: Unser Reputation Manager unterstützt Sie dabei, Ihre Note mühelos und automatisiert auf zusätzlichen Bewertungs-Plattformen wie z. B. Trustpilot zu optimieren. Sie können festlegen, wie viel Prozent aller Einladungen zur Bewertung nicht auf Trusted Shops, sondern auf eine andere Plattform weiterleiten sollen. Informieren Sie sich hier über die Funktionen:
Reputation Manager – Alles, was Sie wissen müssen

Werden bei mehreren Touchpoints nicht zu viele Bewertungseinladungen versendet?

Aktuell haben wir bereits verschiedenste Regeln, um Kundinnen und Kunden nicht zu häufig anzuschreiben. So gibt es beispielsweise eine „Antispam“ Regel und es kann die Anzahl der Bewertungsanfragen limitiert werden. Diese Regeln werden wir kontinuierlich weiter entwickeln.


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